雇われ課長がタイムマネジメントの重要性を説く①優先順位の設定

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私は課長になると今までの仕事に加えて、
管理の仕事もするというスタンスでやってきました。

「新人課長」へ雇われから愛のメッセージ

おそらく何も考えずに片っ端から仕事をサバいていては「過労死による殉職」が待っています。

当然時間は有限です。
今までと同じやり方をしていてはダメです。

管理の仕事をしながら、
自分の仕事をいかに効率良くさばくか考える必要があります。
そこでタイムマネジメントです。

 

本記事では、私が普段意識している仕事の進め方をご紹介します。
当たり前のように聞こえがちですが、出来ない人多いです。(特にベテラン)
上司の立場からも部下の立場からも、ごっちゃにして書くのでご了承ください。

まず仕事には必ず
優先すべきものと、後回しで良いものがあります。これを判断します。

優先するべき仕事-1
自分の上司や先輩から頼まれた仕事
「くだらん!」と思っていても優先すべきです。気に入らないかもしれませんが、後々効いてきます。

優先するべき仕事-2
自分の中で最短で終わる自信のある仕事
逆にいうと時間かかりそうなのは、重要でも後回しにするべきです。とっつき易いのからサバいていけば気持ちが楽になります。この効果は、重要な仕事を取り掛かる際に効いてきます。

後回しにして良い仕事-1
単純作業
周りを巻き込む必要がないので、自分のペースで出来ます。慣れてれば時短も出来るので掛かる時間を把握しやすいです。

後回しにして良い仕事-2
部下や後輩にでも任せられる仕事
部下が優先してくれれば、自分が上に頼まれた仕事もサバけます。仕事が上手く回るというのはこのサイクルが上手にコントロールできる事です。

この組み合わせをうまく行う為には、自分のスキルを上げるしかありません。
仕事に掛かる時間は「経験」しないとわからないですからね。

でも「優先順位を意識する事」は本当に大事です。

 

タイムマネジメントは、自分だけでは中々上手くいきません。部下や後輩の協力があってこそです。
頼まれた仕事も頼む仕事も、コミュニケーション取りながら仕上げていく必要があります。
優先か否かを判断し順番を組んでいく事で、停滞する仕事が減り、効率は一気に上がります。

全部が優先だ!と言われたら、
自分で優先事項を判断しちゃえば良いです。
とにかく手を止めない努力です。

上司はそれを考えて、業務を進めてくれると期待してあえて言わなかったりもします。
当たり前ですけど、上司は仕事を振りつつも、それをいちいち監視している時間はありません。
上司は上司なりのタイムマネジメントで動いています。

だからこそ、自分で考えて進めちゃってますけどこれで良いですよね?っていうコミュニケーションが大事になってきます。
ただ喋れば良いってわけじゃないんです。

優先すべき仕事に「上司や先輩から頼まれた仕事」と書きました。
これを優先すると、上から仕事へのレスポンスが早いと評価されます。他に膨大な仕事を持っていながら、
きちんと反応してやってくれる。そういう部下は信用されます。
上司からのメールの返事が早い人は仕事出来る人だと思います。後回しにしていないという証拠でもあります。

面接で重要視すべき「コミュニケーション能力」というのはこれなんじゃないでしょうか?
飲み会の盛上げとか社交性、人付き合いとかは仕事に直結しませんし、これからの時代で通用するとは思えません。
労働環境改善が求められる中、ひと時も無駄な時間は許されません。

社会人の常識である「報告」「連絡」「相談」もこれに当たります。
仕事での会話は、話しかけた側が「相手の時間を奪っている時間」です。
質の無い無駄な会話はやめましょう。

私は自分の部下に仕事の進捗を電話で確認する際、これに気を遣います。
相手の時間を奪って、確認をしているわけです。
部下からしたら進捗確認に何の意味があるのか分かりません。

相手の立場になって考える事もタイムマネジメントをする上では必須です。
上司は経営陣との関係、中間管理職は多部署との関係、ベテランは客との関係、若手は先輩社員との関係というように、お互いがどういう立場で、どんな時間配分で仕事をしているのか考え、配慮する事が大事です。

参考になればと思います。

お疲れ様でした。

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